1.

Registration of participants

• Registrations and confirmations (by the Internet; secured handling)

• Processing of payments and sending reminders

• Participants lists (alphabetical, nationality, etc.)

• Name badges (possibility of colour codes / barcodes

• Preparing of registration envelopes with the conference documentation

• Composing and packing of the conference bags

• Conference secretariat

2.

Hotel accommodation

• Options for hotels in various categories (budget, first class, luxury)

• Negotiation of prices and payment conditions

• Processing of reservations and payments

• Sending confirmation letters

• Preparing of room list

• Making down payment of deposits

3.

Printed matter and mailings

• Preparation and coordination of printed matter

• Design website with secured online registration (121 bit secured)

• Design logo

• Announcements (first-, second announcements, call for papers, final program)

• Preparing conference, hotel registration and abstract forms

• Book of abstracts, proceedings and posters

• Mail the conference notification(s) and other conference documentation

4.

Organizational and logistic aspects

• Advise on legal form for the conference (for example: Foundation)

• Set up of a work plan for the conference and guarding the process of the conference

• Coordination with the conference venue and caterer

• Arrange the audio-visual equipment and interpreter installations

• Staff (registration desk, preview room, hostess, cashier, etc.)

• Coordination and supervision of all conference aspects (during conference day)

• Making of project plan

5.

Faculty and abstract handling

• Give advise on conference program (on daily basis)

• Abstract handling:

- Confirmations

- Distribution of the abstracts to scientific committee/reviewers

- Processing the reviews and communication of the results to the authors

- Classify the faculty and posters based on the reviewers results

- Composing the program book (including index)

• Faculty handling:

- Invite the speakers, chairmen, moderators and special guests

- Take care of the follow up communication

- Accompanying faculty during the conference

- Arrange travel and hotel reservations

6.

Social and partner program

• Organize receptions (for example: welcome reception)

• Dinners (for example gala dinner, walking dinner, etc.)

• Entertainment

• (technical) Excursions en partner programs

7.

Transportation

• Arrange the transportation for conference participants (for example: from train station or hotel to conference venue, transportation to social program, etc.)

• Making of transportation plan

• Coordination of transportation

Sponsor- en exhibitors recruitment

• Advise concerning potential sponsors, exhibitors, yields and prices

• Making of sponsor program and composing of sponsor packages

• Set up of the budget

• Approaching of sponsors, exhibitors and advertisers in cooperation with organizing committee

• Set up of the contracts

• Coordination of sponsored items and advertisement materials

• Communication with the printer

• Processing of applications

• Mailing of invoices and reminders and control of the payments

9.

Exhibition

• Set up of the floor plans

• Making and mailing of exhibition manual

• Processing applications

• Coordination of the booth constructions

• Control of budget

• Set up of final invoice

10.

Marketing, PR and Website

• Making of the marketing plan

• Making of the PR plan in cooperation with organizing committee

• Press-desk during conference

• Building and maintaining of the conference website

11.

Balance the budget

• Making of initial conference budget and updates of the budget during the process

• Open a bank account for the conference payments

• Financial administration and accountants investigation

12.

Logistics after the conference

• Update the participants file

• Prepare final list of participants (alphabetical, nationality, etc.)

• Control of the budget

• Preparing final invoice

• Mailing letters of thanks

1.

Deelnemerregistratie

• registratie inschrijvingen + bevestigen (óók via internet: versleutelde en beveiligde verwerking)

• verwerken betalingen, aanmanen

• maken deelnemerslijsten (alfabetisch, nationaliteit, etc.)

• naambadges (mogelijk met kleurencodes / barcodes)

• aanmaken registratie-enveloppen met congresdocumentatie

• samenstellen en inpakken congrestassen

• voeren van congressecretariaat

2.

Hotelaccommodatie

• hotelopties in diverse categorieën (budget, first class, de-luxe)

• prijsonderhandelingen en betalingsvoorwaarden bespreken

• verwerken reserveringen en betalingen

• bevestigen hotelreserveringen en aanmaken van vouchers

• aanmaken van kamerlijsten

• aanbetalen deposits

3.

Drukwerk en mailingen

• adviseren, voorbereiden en coördineren van het drukwerk

• ontwerp website inclusief beveiligde registratie via het internet (121 bit versleuteld)

• ontwerp logo

• announcements (first-, second announcements, call for papers, final program)

• congres- en hotelregistratieformulieren, abstractformulieren

• book of abstracts, proceedings, posters

• versturen van de congresaankondiging(en) en verdere congresdocumentatie

4.

Organisatorische en logistieke aspecten

• advies omtrent juridische werkvorm voor het congres (b.v. stichting)

• opstellen van stroomschema congres (werkschema) + voortgangbewaking

• coördinatie met congreslocatie en cateraar

• verzorgen van audiovisuele middelen en eventuele tolkeninstallaties

• medewerkers (balie, previewkamer, zaalwachten, kassier etc.)

• coördinatie en supervisie van alle congresonderdelen tijdens de

congresdagen

• opstellen draaiboeken

5.

Sprekers en abstracthandeling

• adviezen over congresprogramma van dag tot dag

• verwerken van abstract: bevestiging van ontvangst

• abstracts:

- verspreiden van ingezonden abstracts naar wetenschappelijk comité/beoordelaars;

- verwerken van de beoordelingen en bevestigen resultaat naar de auteurs;

- indelen sprekers/posters aan de hand van de beoordelingsresultaten;

- samenstellen programmaboek met index

• invited faculty:

- uitnodigen sprekers, voorzitters, moderatoren, en speciale genodigden;

- verzorgen vervolgcorrespondentie;

- begeleiding sprekers tijdens congres;

- verzorgen reizen en hotelreserveringen

6.

Sociaal- en partnerprogramma

• verzorgen van ontvangsten, b.v. welkomstreceptie, ontvangst door de gemeente

• feestelijke diners

• entertainment

• (technische) excursies en partnerprogramma's

7.

Transport

• verzorgen van vervoer voor congresdeelnemers, b.v. van treinstation of hotel naar congreslocatie, vervoer naar sociaal programma

• opstellen transportschema

• transportcoördinatie

Sponsor- en exposantenwerving

• advies i.v.m. potentiële sponsors, exposanten, opbrengsten, prijsstelling

• opstellen sponsorplan en sponsorpakketten met voorwaarden, tegenprestaties

• opstellen begroting

• i.s.m. organisatiecommissie benaderen van sponsors, exposanten, adverteerders

• opstellen contracten

• coördinatie gesponsorde onderdelen en advertentiemateriaal

• coördinatie met drukker

• registreren aanmeldingen

• versturen rekeningen, bewaken betalingen, aanmaningen, controle inkomsten

9.

Tentoonstelling / Exhibitie

• opstellen plattegronden

• opstellen en versturen van exhibitors manual

• registratie aanmeldingen + bijbehorende correspondentie

• coördinatie standbouw

• controle inkomsten/uitgaven

• opstellen eindafrekening

10.

Marketing, PR en Website

• opstellen marketingplan

• opstellen PR plan i.s.m. organisatiecommissie en/of PR bureau

• press-desk tijdens congres

• vervaardigen en onderhouden van een congreswebsite

11.

Budgetbewaking

• opstellen initieel congresbudget en bijwerking tijdens voortgang organisatie

• openen bankrekeningen voor ontvangsten en betalingen op naam congres

• financiële administratie en accountantsonderzoek

12.

Logistiek postcongres

• bijwerken deelnemersbestand

• eindlijsten deelnemers op naam / nationaliteit

• controle inkomsten/uitgaven

• opstellen eindafrekening

• versturen bedankjes / bedankbrieven