1.

Deelnemerregistratie

• registratie inschrijvingen + bevestigen (óók via internet: versleutelde en beveiligde verwerking)

• verwerken betalingen, aanmanen

• maken deelnemerslijsten (alfabetisch, nationaliteit, etc.)

• naambadges (mogelijk met kleurencodes / barcodes)

• aanmaken registratie-enveloppen met congresdocumentatie

• samenstellen en inpakken congrestassen

• voeren van congressecretariaat

2.

Hotelaccommodatie

• hotelopties in diverse categorieën (budget, first class, de-luxe)

• prijsonderhandelingen en betalingsvoorwaarden bespreken

• verwerken reserveringen en betalingen

• bevestigen hotelreserveringen en aanmaken van vouchers

• aanmaken van kamerlijsten

• aanbetalen deposits

3.

Drukwerk en mailingen

• adviseren, voorbereiden en coördineren van het drukwerk

• ontwerp website inclusief beveiligde registratie via het internet (121 bit versleuteld)

• ontwerp logo

• announcements (first-, second announcements, call for papers, final program)

• congres- en hotelregistratieformulieren, abstractformulieren

• book of abstracts, proceedings, posters

• versturen van de congresaankondiging(en) en verdere congresdocumentatie

4.

Organisatorische en logistieke aspecten

• advies omtrent juridische werkvorm voor het congres (b.v. stichting)

• opstellen van stroomschema congres (werkschema) + voortgangbewaking

• coördinatie met congreslocatie en cateraar

• verzorgen van audiovisuele middelen en eventuele tolkeninstallaties

• medewerkers (balie, previewkamer, zaalwachten, kassier etc.)

• coördinatie en supervisie van alle congresonderdelen tijdens de

congresdagen

• opstellen draaiboeken

5.

Sprekers en abstracthandeling

• adviezen over congresprogramma van dag tot dag

• verwerken van abstract: bevestiging van ontvangst

• abstracts:

- verspreiden van ingezonden abstracts naar wetenschappelijk comité/beoordelaars;

- verwerken van de beoordelingen en bevestigen resultaat naar de auteurs;

- indelen sprekers/posters aan de hand van de beoordelingsresultaten;

- samenstellen programmaboek met index

• invited faculty:

- uitnodigen sprekers, voorzitters, moderatoren, en speciale genodigden;

- verzorgen vervolgcorrespondentie;

- begeleiding sprekers tijdens congres;

- verzorgen reizen en hotelreserveringen

6.

Sociaal- en partnerprogramma

• verzorgen van ontvangsten, b.v. welkomstreceptie, ontvangst door de gemeente

• feestelijke diners

• entertainment

• (technische) excursies en partnerprogramma's

7.

Transport

• verzorgen van vervoer voor congresdeelnemers, b.v. van treinstation of hotel naar congreslocatie, vervoer naar sociaal programma

• opstellen transportschema

• transportcoördinatie

Sponsor- en exposantenwerving

• advies i.v.m. potentiële sponsors, exposanten, opbrengsten, prijsstelling

• opstellen sponsorplan en sponsorpakketten met voorwaarden, tegenprestaties

• opstellen begroting

• i.s.m. organisatiecommissie benaderen van sponsors, exposanten, adverteerders

• opstellen contracten

• coördinatie gesponsorde onderdelen en advertentiemateriaal

• coördinatie met drukker

• registreren aanmeldingen

• versturen rekeningen, bewaken betalingen, aanmaningen, controle inkomsten

9.

Tentoonstelling / Exhibitie

• opstellen plattegronden

• opstellen en versturen van exhibitors manual

• registratie aanmeldingen + bijbehorende correspondentie

• coördinatie standbouw

• controle inkomsten/uitgaven

• opstellen eindafrekening

10.

Marketing, PR en Website

• opstellen marketingplan

• opstellen PR plan i.s.m. organisatiecommissie en/of PR bureau

• press-desk tijdens congres

• vervaardigen en onderhouden van een congreswebsite

11.

Budgetbewaking

• opstellen initieel congresbudget en bijwerking tijdens voortgang organisatie

• openen bankrekeningen voor ontvangsten en betalingen op naam congres

• financiële administratie en accountantsonderzoek

12.

Logistiek postcongres

• bijwerken deelnemersbestand

• eindlijsten deelnemers op naam / nationaliteit

• controle inkomsten/uitgaven

• opstellen eindafrekening

• versturen bedankjes / bedankbrieven